A Casa de Oswaldo Cruz, por meio de seu Departamento de Arquivo e Documentação (DAD/COC), é a responsável pelas orientações relativas à iniciativa Memória Administrativa Fiocruz. Com apoio de seu Serviço de Tecnologia da Informação (STI), é responsável também pela base de dados, sua customização e manutenção, garantindo a infraestrutura necessária para sua hospedagem no domínio Fiocruz.
Com a adesão de demais Unidades da Fiocruz à iniciativa, o profissional ou grupo indicado pela Unidade passa a compor a rede memória administrativa, ficando responsável pelos conteúdos disponibilizados no verbete da Unidade em questão. Ações de articulação da rede, assim como de aprimoramentos na metodologia aqui proposta, devem ser promovidas e coordenadas pela equipe da COC, em parceria com demais membros da rede.
A curadoria das informações disponibilizadas na base deve ser feita pelo responsável pelo verbete, e contará com uma avaliação periódica da coordenação da Casa de Oswaldo Cruz.
Criado para relatar algumas etapas de construção do projeto, o blog Memória Administrativa é de responsabilidade da equipe da COC. É alimentado com dicas e reflexões sobre o trabalho de Memória Administrativa, assim como algumas postagens que utilizam documentos presentes na Base Memória Administrativa para explorar algum tema da memória institucional da Fiocruz e de suas Unidades, podendo servir como um dos canais de comunicação dos produtos vinculados à iniciativa. Ao compor a rede memória administrativa, o profissional responsável pelo projeto em sua Unidade pode ser incluído como colaborador do blog, se assim o desejar.