a) Preenchimento do verbete:
A primeira etapa para alimentação da base Memória Administrativa é entrar em contato com a coordenação do projeto no Departamento de Arquivo e Documentação da Casa de Oswaldo Cruz (DAD/COC) para solicitar senha de acesso ao verbete se sua Unidade. Mesmo que o trabalho seja iniciado com a produção de um verbete sobre um setor específico, é preciso que este esteja vinculado a alguma Unidade da Fiocruz.
A possibilidade de inserção de um verbete temático, com um tema transversal, e não vinculado a uma unidade específica, deve ser discutida com a equipe de coordenação do Memória Administrativa, para ajustes na ferramenta e orientações.
Cadastro feito, seguir o seguinte roteiro:
1 – Acessar base de dados (http://memoria.coc.fiocruz.br/) e fazer login com usuário e senha fornecidos pelo DAD/COC;
2 – Acessar menu superior vertical “Unidades”;
3 – Selecionar nome de sua Unidade;
4 – Selecionar botão “editar” na barra inferior do verbete;
5 – Preencher os campos mínimos (marcados com um ponto (.) no início do campo, para facilitar visualização), dispostos nas seguintes abas de edição:
ÁREA DE IDENTIFICAÇÃO
. Identificador: inserir a sigla da Unidade (esse campo já virá preenchido no momento de solicitação de acesso ao DAD/COC);
. Nome: incluir nomenclatura atual da Unidade, por extenso
. Criação: incluir data de criação da Unidade/Centro da Fiocruz. Usar o campo “data de exibição” para o ano de criação, e repetir no campo “ano inicial”. Deixar vazio campo “ano final”, a não ser que seja o caso de uma estrutura extinta;
. Nível de Descrição: selecionar “coleção” (esse campo já virá preenchido no momento de solicitação de acesso ao DAD/COC);
. Denominações anteriores: incluir outros nomes que a Unidade/Setor teve ao longo do tempo, caso pertinente. Cada nomenclatura deve vir em uma linha, seguida por sua sigla entre parênteses, e ano inicial e final da nomenclatura adotada, também entre parênteses.
Exemplo:
Superintendência de Administração Geral (SAG) (1976 – 1994)
Diretoria de Administração (DIRAD) (1994 – 2003)
ÁREA DE CONTEXTO:
. Histórico: texto geral/verbete que resume a trajetória da unidade. Prioritariamente baseado nos documentos e depoimentos vinculados ao verbete. Sugestão de limite de 500 caracteres. Caso deseje texto maior, vincular como arquivo PDF ao final do texto. Ver regras de formatação e inclusão de links na seção 7.2
. Gestores: indicar nomes e períodos em que os gestores estiveram à frente das estruturas (diretorias, chefias de departamento e serviço), do mais atual ao mais antigo. Cada gestor deve vir em uma linha, iniciando com um asterisco (*), seguido de espaço. Deve ser inserido do período mais atual ao mais antigo.
Formato: * Nome completo (ano inicial gestão – ano final gestão).
Sempre que houver, vincular nos anos o link para o documento presente na base ou outro site web que formaliza a nomeação dos referidos gestores. Já o nome dos gestores devem ser indexados como “Ponto de Acesso – nome”.
Exemplo:
- Paulo Roberto Elian dos Santos (2013–atual)
- Nara Margareth Azevedo (2005 – 2013)
- Nísia Trindade de Lima (1998– 2005)
ÁREA DE CONTEÚDO E ESTRUTURA
. Regimentos: incluir referência e link direto para documento do arquivo com o regimento atual e possíveis regimentos anteriores. Cada regimento deve vir em uma linha, com indicação de ano, antecedida por um asterisco (*), seguido de espaço.
Ver regras de formatação e inclusão de links na seção b;
Exemplo:
• 1989 Anteprojeto de Regimento da Casa de Oswaldo Cruz, aprovado pelo Ato da presidência nº 133/89
. Marcos institucionais: destacar alguns pontos relevantes na trajetória, criação de estruturas, novas linhas de atuação, mudança de status institucional, etc. Podem ser identificados por meio da documentação ou de depoimentos. Cada marco deve vir em uma linha, com indicação de ano, antecedida por um asterisco (*), seguido de espaço. Incluir do mais recente ao mais antigo.
Incluir neste campo link para linha do tempo, quando houver, que estará em página estática do Atom Memória.
Ver regras de formatação e inclusão de links na seção b;
Exemplo:
- 2017: Conclusão da Construção do CDHS
- 2017: Instituição novas Câmaras Técnicas
- 2016: Aprovação de nova Estrutura Organizacional
. Estrutura organizacional: descrever por extenso a atual estrutura ou incluir referência para o atual organograma (link para documento do arquivo, preferencialmente). Fazer o mesmo para estruturas anteriores. Cada versão da estrutura deve vir em uma linha, com indicação de ano, antecedida por um asterisco (*), seguido de espaço.
Ver regras de formatação e inclusão de links na seção 7.2.
Exemplo:
• 2016 Estrutura organizacional vigente, aguardando aprovação presidência
- 2006 Estrutura organizacional da COC vigente a partir de 2006
ÁREA DE DOCUMENTAÇÃO ASSOCIADA
. Fontes utilizadas: incluir toda referência da documentação utilizada para produção do registro, sejam documentos, depoimentos ou outras fontes. Incluir links para base Arch, e para a série documentos no caso de documentos escaneados e inseridos na base Memória Administrativa. Cada fonte utilizada deve vir em uma linha, antecedida por um asterisco (*), seguido de espaço. Ver regras de formatação e inclusão de links na seção 7.2;
Exemplo:
* Coleção “História Administrativa”, do Arquivo da Casa de Oswaldo Cruz
* Documentos da Casa de Oswaldo Cruz
* Depoimentos sobre a Casa de Oswaldo Cruz
* Base Arch – Acervo Arquivístico Fiocruz – Fundo COC
* Relatório de Atividades 2006-2007
. Outras fontes de informação: incluir outras fontes de informação, tais como publicações, sites, bases de dados, etc. Incluir links sempre que possível. Cada fonte de informação deve vir em uma linha, antecedida por um asterisco (*), seguido de espaço. Ver regras de formatação e inclusão de links na seção b.
Exemplo:
- Site da Casa de Oswaldo Cruz – Documentos Institucionais
- Repositório Institucional Arca Fiocruz – Comunidade da Casa de Oswaldo Cruz
- Livro “Vida, engenho e arte: o acervo histórico da Fundação Oswaldo Cruz”
b) Formatação e inclusão de links
Indicamos a seguir os principais comandos de formatação que são utilizados para os verbetes do Memória Administrativa:
- Ênfase
Para adicionar ênfase ao texto, usar o asterisco * ou traço-baixo (underline) _:
- Negrito: adicione dois asteriscos **texto** ou dois traços-baixos __texto__ no início e no fim do conteúdo.
- Itálico: adicione apenas um asterisco *texto* ou um traço-baixo _texto_ no início e no fim do conteúdo.
- Links
Existem duas formas de inserir links:
- Texto-âncora: utilize os caracteres [](), adicionando entre chaves o texto que você quer que apareça, e entre os parênteses, o endereço de destino, no formato [exemplo](https://exemplo.com/).
- Link direto: envolva o endereço da web em chaves <>. O endereço ficará visível e será clicável pelo usuário. O endereço em forma de link direto tem o formato <https://exemplo.com/>.
Este é um link em formato de texto, e este é um link direto https://pipz.com/.
Listas de itens
Para listas não ordenadas, utilize um asterisco * na frente do item da lista:
* Item 1 * Item 2 * Item 3
A lista acima será exibida dessa maneira:
- Item 1
- Item 2
- Item 3
Para listas ordenadas, utilize o número do item seguido de ponto . :
1. Item 1 2. Item 2 3. Item 3
A lista acima será exibida dessa maneira:
- Item 1
- Item 2
- Item 3
Para mais informações e possibilidades de formatação, visitar: http://memoria.coc.fiocruz.br/arquivos/markdown.pdf
c) Níveis de descrição e séries
A metodologia aqui apresentada estabeleceu uma série de correspondências entre os níveis de descrição arquivística presentes no ambiente AtoM e aqueles utilizados de forma adaptada, voltada às coleções das Unidades.
Assim, para permitir a adequada visualização e recuperação de conteúdos, os verbetes devem ser categorizados da seguinte maneira:
- Verbete da Unidade sempre será categorizado no nível de descrição “coleção”, dado se tratar de junção artificial de documentos e outras fontes a respeito da trajetória administrativa das Unidades. Este é o mais alto nível hierárquico de descrição;
- Abaixo do verbete da Unidade, podem ser inseridos verbetes dos níveis hierárquicos a ela subordinados – Diretorias, Departamentos/Laboratórios, etc. -, que devem categorizados no nível de descrição “Seção”. As seções podem possuir verbetes próprios, que podem utilizar os campos mínimos sugeridos ;
- Documentos e Depoimentos são categorizados no nível de descrição “séries”, que devem estar abaixo do verbete da Unidade;
- Abaixo da série Documentos e Depoimentos, os documentos de departamentos/setores específicos são categorizados no nível de descrição “dossiê”;
- Após criada a seção e dossiê para os documentos, os arquivos dos documentos e depoimentos em si são categorizados no nível de descrição “item”
d) Inserção de arquivos – documentos e depoimentos
Figura 1 – Níveis de descrição arquivística
Fonte: Autores, 2022.
A inclusão dos arquivos digitais dos documentos institucionais e depoimentos para compor o verbete da Unidade deve ser feita com a inserção de um seção vinculada ao verbete geral da Unidade. Para que a unidade fique com os níveis devidamente hierarquizados, deve-se clicar no botão ”adicionar nova” sempre ao estar dentro do verbete que se pretende aprofundar.
- Primeiro nível hierárquico: COLEÇÃO
Este nível já virá preenchido pelo Departamento de Arquivo e Documentação. No entanto, caso seja preciso acrescentar ou remover informações, clique em ”editar” e faça as alterações necessárias. Além disso, caso seja relevante para a Unidade interessada, pode-se acrescentar uma imagem de capa (ou alterar a existente) clicando no botão “mais” > “ligação a objeto digital”.
| Observação: Recomenda-se o uso das imagens em proporção padronizada na escala 3:4. (o ajuste pode ser feito em programas de edição ao ajustar a largura para 40mm e altura para 30mm).
Dica: Para encontrar imagens da sua unidade, uma opção é fazer uma busca no site Fiocruz Imagens. Lá você encontrará um extenso acervo de imagens institucionais. Também podem ser utilizadas imagens disponibilizadas em sites institucionais, creditadas como material de divulgação. É importante verificar a licença para uso das imagens, e inserir seus créditos no campo “fontes utilizadas”. |
- Segundo nível: SEÇÃO ou SËRIE
O segundo nível de descrição SEÇÃO está destinado aos departamentos/laboratórios ou nível hierárquico correspondente da estrutura organizacional da Unidade. Já o nível SÉRIE está destinado à inclusão dos documentos ou depoimentos a respeito de determinada Unidade. Ambos os níveis aparecem com a mesma hierarquia na árvore de diretórios que detalha do verbete, aparecendo à esquerda do mesmo.
Inserindo a série DOCUMENTOS
É preciso entrar no verbete da coleção de sua Unidade > clicar no botão “adicionar novo”, ao final do verbete > inserir o novo formulário selecionando o nível de descrição “série”, para que a hierarquia funcione corretamente e seja possível recuperar o documento de todas as Unidades por meio do menu “documentos”, presente na home do site.
No caso do preenchimento de informações sobre a série, não se faz necessário utilizar todos os campos mínimos sugeridos para o verbete da Unidade, sendo apenas indicado o preenchimento do nome da série, com o modelo “Documentos da (Nome da Unidade);
- Terceiro e quarto nível: inserindo DOSSIÊ ou PARTE e ITEM documental
Assim como na série, no caso do preenchimento de informações sobre dossiê, parte ou item documental não se faz necessário utilizar todos os campos mínimos sugeridos para o verbete da Unidade, sendo apenas indicado o preenchimento dos seguintes campos:
- Para dossiê, que estará vinculado à uma série, basta preencher o nome com o modelo “Documentos do (Departamento específico da Unidade)”;
- Para parte, que estará vinculado a uma seção, basta preencher com o nome do serviço/setor vinculado ao departamento descrito na referida seção, como o modelo “Serviço de Gestão de Documentos”
- Para o item documental, preencher: “Nome”, com a descrição do que se trata o documento; “Criação”, com a data do documento; “âmbito e conteúdo”, com breve descrição do objetivo do documento, e “Fontes Utilizadas”, informando a localização original do documento – Site, Diário Oficial, Base Arch, ou a própria seção “Documentos Institucionais”, quando os mesmos tiverem sido digitalizados para fins de inclusão no Memória Administrativa.
Para vincular um arquivo PDF ao verbete, clique em “mais” > “ligação a objeto digital” e insira o arquivo. Este arquivo ficará sem uma imagem de miniatura ou referência. Uma vez feito o upload do documento em PDF, adicione uma imagem de miniatura (para que ela fique disponível no carrossel) e uma imagem de referência.
Para inserir uma imagem de miniatura, clique no “mais” (após a inserção do arquivo) > “editar objeto digital” > Inserir “imagem de referência” e inserir “imagem de miniatura”.
| Dica: Para salvar a imagem do documento em seu computador antes de fazer o upload na Base, tire um print da primeira página do documento e salve-a no formato JPEG.
● Em sistema operacional Windows, há duas maneiras de tirar o print de uma parte específica da tela, dependendo da versão do sistema: 1. Com o PDF do documento aberto, utilize os botões Windows + Shift + S e selecione a área específica da tela que deseja tirar o print. Após isso, clique no ícone de notificações no canto inferior direito da tela ( ) e clique na imagem que aparecerá. Ela será automaticamente aberta no programa “captura e esboço” do Windows. Depois, clique no ícone de disquete no canto superior direito da janela e salve a imagem onde quiser. 2. A segunda maneira, caso a primeira não funcione, é utilizando diretamente a ferramenta de “Captura e Esboço” ( ) do Windows (snipping tool). Abra o menu iniciar e digite o nome da ferramenta. Em seguida, pressione em “novo” e selecione a parte que deseja printar. Depois, na janela da ferramenta, clique no ícone de salvar (ou aperte simultaneamente as teclas ctrl + s). ● Em Sistema MacOS, utilize as teclas command + Shift + 4 para printar uma parte específica da tela. A imagem ficará automaticamente salva na mesa. |
- Para inserir imagem no carrossel
Para que a imagem do documento apareça no carrossel do verbete, é preciso além de usar o comando de vincular objeto digital, incluir o print da primeira página do mesmo como “Imagem de referência” (na mesma seção em que se insere a imagem de miniatura).