Indexar um item em um acervo significa, em termos gerais, relacioná-lo a um termo que o descreva (a partir de um vocabulário controlado), facilitando, desta maneira, a sua busca e sua classificação a partir de assuntos, nomes e locais.
No caso da Casa de Oswaldo Cruz, as normas de indexação são regidas pela política de Indexação da COC (2019), cujo objetivo consiste em “atender às necessidades de padronização e estabelecimento de parâmetros de normalização para a entrada de termos de indexação nas bases de dados das Unidades, servindo de guia e facilitando o trabalho de seus documentalistas”.
No caso da Base Memória Administrativa, esses termos deverão ser inseridos no campo “Ponto de Acesso”. Para encontrar os termos mais adequados para indexar um determinado documento, recomenda-se fazer um levantamento de seus principais temas, menções a gestores, unidade produtora etc.
Uma boa prática para definir esses temas, quando relativos ao verbete geral da Unidade, é observar qual é a missão e visão declarada pela Unidade, que em geral trazem termos centrais para a atividade desenvolvida. Após esse levantamento, faça uma busca no dicionário disponível no site dos Descritores em Ciências da Saúde (https://decs.bvsalud.org) para verificar se o termo existe, quais são suas aplicações e respectivos sinônimos. Em seguida, verifique se o termo que pretende utilizar existe no Vocabulário Controlado da Casa de Oswaldo Cruz/VC-COC (essa tabela poderá ser solicitada a um dos coordenadores da Base).
Importante:
➔ O termo, ao ser inserido na seção “ponto de acesso”, deve ser escrito exatamente conforme consta na tabela VC-COC. 43
➔ O termo escolhido deve ser um termo específico, e não generalista. Por exemplo, ao invés de selecionar o termo ”educação” para indexar um determinado documento, opte por “educação em Saúde Pública” se este for o caso.
➔ Caso esteja na dúvida de qual termo escolher, selecione o texto do documento que será indexado e insira-o no finder (https://decsfinder.bvsalud.org/dmfs) disponível do site dos Descritores em Ciências da Saúde. Essa ferramenta oferecerá automaticamente uma série de termos. Escolha os mais adequados e verifique se eles constam na tabela VC-COC.
➔ Os termos devem ser inseridos na seção “assunto” quando referentes ao conteúdo do documento; na seção “nome” quando o termo a ser indexado for o nome de algum gestor, servidor, funcionário etc.; e na seção “lugar” quando o termo a ser inserido for a localização da unidade, produção do documento etc., seguindo o formato: * CAMPUS * BAIRRO (CIDADE, SIGLA DO ESTADO). Exemplo de preenchimento do campo PONTO DE ACESSO no caso da CASA DE OSWALDO CRUZ.
Assunto ● História Institucional ● Ensino ● Arquivos
Local ● Campus Manguinhos ● Manguinhos (Rio de Janeiro, RJ)
Nome ● Paulo Ernani Gadelha Vieira