Fontes para a memória administrativa

I) Documentos de Arquivo

Fonte privilegiada para a composição de projetos de memória administrativa, os documentos arquivísticos acumulados pela Fiocruz – ou seja, produzidos ou recebidos no âmbito das diversas atividades desenvolvidas pela instituição e suas Unidades – devem ser priorizados no momento de mapeamento de fontes para a criação dos verbetes a respeito da trajetória administrativa da Fiocruz e de suas Unidades.

Arquivos Corrente e Intermediário

A Fiocruz fornece metodologias para a adequada gestão de documentos em todas suas fases, contemplando a preservação temporária ou permanente e até a eliminação daqueles que perdem seu valor ao longo do tempo. O Sistema de Gestão de Documentos e Arquivos da Fiocruz (Sigda/Fiocruz)[1] é a instância institucional responsável por orientar a respeito da adequada composição dos arquivos institucionais das Unidades da Fiocruz. O Sigda funciona em rede, e conta com representantes nas Unidades da Fiocruz. Além disso, oferece uma série de instrumentos e metodologias que buscam reduzir a subjetividade na decisão a respeito do que preservar ou eliminar da documentação institucional.

Você conhece o/a representante do Sigda/Fiocruz na sua Unidade? Este profissional pode ser um importante parceiro no trabalho com arquivos institucionais.

 

É, portanto, o trabalho realizado pela gestão de documentos que vai permitir a adequada destinação, preservação e disponibilização dos registros documentais que reflitam a trajetória institucional da Fiocruz. A existência de uma documentação adequadamente gerenciada – ou seja, classificada, avaliada, transferida e por fim recolhida ao arquivo permanente da Fiocruz – é a condição ideal para que projetos que pretendam estabelecer narrativas a respeito de trajetórias institucionais possam ser desenvolvidos.

Importante destacar que o trabalho de memória administrativa não substitui ou se sobrepõe ao trabalho relacionado à gestão de documentos, que deve ser uma atividade permanente em todas as Unidades da Fiocruz, contando com instrumentos já determinados institucionalmente para tal. A metodologia aqui proposta propõe uma seleção/coleção intencional de registros, entre eles os arquivísticos (mas não apenas estes), que auxiliem a refletir sobre as transformações ocorridas na instituição ao longo do tempo.

Considerados os documentos arquivísticos, grande parte das fontes para a memória administrativa podem estar nos arquivos correntes ou intermediários, ou seja, aqueles que estão em posse das áreas e das Unidades da Fiocruz onde foram gerados, e não foram ainda destinados ao arquivo permanente da Fiocruz. As tipologias de documentos presentes nesses arquivos que podem ser de interesse para a Memória Administrativa contemplam não apenas documentos textuais, mas também audiovisuais, fotografias, entre outros, inclusive os natodigitais.

Neste universo documental, arquivos da secretaria das direções e setores/departamentos de gestão são importantes fontes, pois muitas vezes nestes setores são geradas muitas portarias com a criação de grupos, formalização de documentos e   nomeações, que são documentos relevantes para projetos de memória administrativa. Também a área de Gestão de Pessoas pode trazer informações interessantes sobre chegadas de profissionais à Unidade, nomeações, etc. É importante realizar uma conversa com os profissionais responsáveis por esses setores, buscando apoio para conseguir acesso à documentação (não sigilosa) que esteja sob sua guarda.

 

  • Nas Unidades que possuem o Sistema de Gestão de Documentos e Arquivos (Sigda) implementado, os profissionais responsáveis por essa atividade na Unidade, geralmente organizados em um Serviço de Gestão de Documentos ou estrutura congênere, podem auxiliar no acesso à documentação presente nos arquivos intermediários por ele gerenciados. É preciso verificar e conhecer os instrumentos que possuem para que possa ser realizada uma pesquisa com foco nos acontecimentos relevantes para a trajetória da Unidade que auxiliem na redação do verbete da Unidade na Base de dados Memória Administrativa;
  • Nas Unidades ligadas à presidência da Fiocruz (Presidência, Vice-Presidências, unidades Técnico-Administrativas e órgãos de assistência direta à Presidência) o arquivo intermediário é responsabilidade institucional da Coordenação Geral de Administração (COGEAD)[2], que compõe o Sigda e possui igualmente profissionais e estrutura de apoio para acesso a essa documentação.

A pesquisa na documentação institucional pode ser um estímulo ainda para que a mesma seja avaliada e recolhida ao arquivo permanente da Fiocruz[3], onde poderá ter um suporte maior para sua preservação e acesso permanente.

Todos os documentos interessantes para refletir a trajetória da Unidade que forem encontrados e servirem de base para a criação do verbete[4] da Unidade/projeto na base Memória Administrativa devem ser registrados e indicados no verbete no campo “fontes utilizadas“. Isso permite que outras pesquisas possam ser realizadas a partir desses mesmos dados.

Arquivo Permanente da Fiocruz

Fonte preferencial para traçar a trajetória da Fiocruz e de suas Unidades, o arquivo permanente da Fiocruz, sob a guarda do departamento de Arquivo e Documentação da Casa de Oswaldo Cruz, conta com um Serviço de Arquivo Histórico (SAH), responsável por recolher, preservar e dar acesso aos documentos de caráter permanente da Fiocruz.

No arquivo permanente da Fiocruz é possível encontrar documentos de diferentes tipologias, sejam textuais, audiovisuais, sonoros ou fotografias. Todos esses suportes podem trazer elementos interessantes para criar produtos que ajudem a dar maior visibilidade à trajetória institucional.

Ao olhar para o material disponível no Arquivo Permanente da COC a respeito da trajetória da Fiocruz e de suas Unidades, o que se pretende é demonstrar tanto o valor desse ativo de conhecimento como fonte de pesquisa e aprendizado, quanto o dos ciclos anteriores que permitem que os mesmos cheguem a essa fase, ou seja, uma adequada gestão de documentos institucionais.

A Base Arch é o repositório de informações a respeito do Arquivo Permanente da Fiocruz. Este pode ser o primeiro local de pesquisa para verificar quais materiais podem ser encontrados a respeito de sua Unidade e seus personagens.

 

  • Faça uma busca pelo nome de sua Unidade ou do personagem que deseja pesquisar, de modo a verificar que este já possui um Fundo, que é o nível mais alto da hierarquia arquivística (Buscar no item “descrição arquivística”). Esse fundo pode ser institucional, no caso da Unidade, ou pessoal, no caso de a pesquisa ser feita por um personagem específico. Ambos os tipos de fundo podem trazer informações interessantes para conhecer a trajetória institucional, dado que muitas vezes mesmo arquivos pessoais trazem documentos relativos à vida institucional do personagem pesquisado.

Ao realizar a busca e encontrar o fundo desejado, você pode verificar a descrição arquivística que traz dimensão, suporte, âmbito e conteúdo dos documentos custodiados, entre outras informações.

A pesquisa pode ser aprofundada ou feita totalmente de maneira presencial, por meio de agendamento com a sala de consulta[5] do arquivo permanente da Fiocruz. Lá você poderá contar com apoio de profissionais que podem auxiliar na pesquisa a ser realizada.

 

II – Depoimentos

Por se tratar de uma metodologia identificada com a questão da memória, uma das linhas aqui proposta é a de que sejam produzidos registros que possam refletir a experiência e percepção de indivíduos e grupos a respeito da experiência vivida ao longo das transformações institucionais. Esses registros podem ser recolhidos por meio de entrevistas ou narrativas de profissionais que participaram ou foram afetados pelos marcos institucionais indicados como relevantes para a memória administrativa.

Assim, aponta-se a importância de estimular ocasiões para que personagens institucionais possam refletir e narrar sobre acontecimentos pelos quais passaram, pois nesse momento significados são dados à experiência, auxiliando na conformação de uma identidade institucional. Essas ocasiões, quando realizadas por meio de evento público ou quando estas narrativas possam ser disseminadas posteriormente, são também importantes para que o conhecimento acumulado pelos personagens institucionais possam ser compartilhados com o grupo, especialmente considerando a natural mudança de gerações nas instituições.

Antes de planejar o recolhimento de entrevistas, uma importante ação prévia é mapear e reunir o material de possíveis iniciativas anteriores voltadas à captação de depoimentos sobre a trajetória das Unidades e setores. Uma primeira fonte nesse sentido é o Acervo de História Oral da Casa de Oswaldo Cruz, que pode ser pesquisado na Base Arch. Trabalhos acadêmicos, publicações, dados de pesquisa e materiais e veículos das áreas de comunicação das Unidades também são possíveis fontes para encontrar entrevistas realizadas e registradas.

 

Essa etapa das entrevistas pode anteceder ou se seguir à etapa da pesquisa documental, dependendo dos recursos e prioridades definidas por cada Unidade. Para os fins da presente metodologia, propomos algumas possibilidades de recolhimento desses depoimentos a respeito dos acontecimentos experienciados por personagens institucionais no âmbito de suas atividades no âmbito da Fiocruz:

  • Uma forma de captação dos depoimentos são as entrevistas de história oral temáticas a respeito da trajetória institucional da Fiocruz e sua incorporação não apenas na base Memória Administrativa, mas também como parte do acervo arquivístico permanente da Unidade sob a guarda da Casa de Oswaldo Cruz (COC), de maneira a diversificar as fontes documentais existentes sobre a trajetória político-administrativa das Unidades da Fiocruz. A ideia é questionar a respeito de acontecimentos específicos – institucionalização de projetos, mudanças de estruturas organizacionais, novas áreas de atuação, iniciativas determinantes para a identidade/missão institucional, lições aprendidas, etc. – relativos à Unidade/Projeto/Tema nos quais os entrevistados se engajaram, buscando um registro de suas perspectivas e avaliação sobre esses acontecimentos.

Um mesmo tema de investigação pode contar com diferentes entrevistados, e não há problema no caso de visões diferentes sobre os mesmos acontecimentos – o que se procura não é a identificação de uma verdade sobre os fatos, e sim o registro de perspectivas a respeito dos mesmos. Há a possibilidade de entrevista coletiva ou grupo focal para realização dessa captação de depoimentos, quando mais de um entrevistado relata sobre o tema questionado.

 

A Casa de Oswaldo Cruz, por meio de seus departamentos de Arquivo e Documentação e de Pesquisa, conta com profissionais com experiência na realização de entrevistas de História Oral, que podem ser acionados e consultados sobre a possibilidade de apoiar o desenvolvimento desses projetos.

 

Essas entrevistas podem ser registradas em áudio e/ou vídeo, e é interessante que sejam transcritas e disponibilizadas na Base de Dados Memória Administrativa, assim como recolhidas ao Arquivo Permanente da Fiocruz. Além disso, o material gerado a partir dessas entrevistas pode servir de base para materiais outros de divulgação a respeito de temas institucionais, como peças de comunicação, vídeos documentários, etc.

Considerando a importância da dimensão da circulação das narrativas, sugere-se que se avalie a possibilidade de realização de entrevistas públicas, ou seja, em que a ocasião de recolhimento das entrevistas se dê em um evento público, de modo que os presentes possam acompanhar, fazer perguntas e participar da composição deste registro de memória a ser criado.

 

Isso pode se dar em um evento próprio para tal ou podem ser incorporadas como parte da programação de eventos outros, com um ou mais personagens dando seus depoimentos a respeito de um tema da trajetória institucional.

 

Essas entrevistas e produtos derivados passam a compor o mosaico a respeito da trajetória institucional, juntamente com os documentos a serem incluídos nesse mesmo ambiente da Memória Administrativa da Fiocruz. A escolha pelo tipo de entrevista deve se dar a partir do interesse, recursos e possibilidades de cada Unidade. Na ausência de recursos imediatos para desenvolvimento de projetos desta natureza na Unidade, sugere-se atenção para a possibilidade de preparar um projeto para o mesmo, que possa estar pronto e ser submetido em editais de fomento internos ou externos à Fiocruz.

III – Outras fontes de informação

Além das fontes de arquivo e realização de entrevistas, priorizadas aqui nesta metodologia, indicamos outras fontes que podem servir aos projetos de Memória Administrativa

FONTES DA FIOCRUZ

Além dos próprios sites das Unidades, a seguir indicamos fontes de informação da Fiocruz onde podem ser aprofundadas as pesquisas por documentos/informações relevantes para a memória administrativa:

  • Portarias/Atos da Presidência da Fiocruz: portarias emitidas pela presidência da Fiocruz entre os anos de 2001 até 01/02/2020 podem ser pesquisadas por tema objetivo, número ou período no site http://www.portaria.fiocruz.br/. Também neste site está o link para o Sistema Eletrônico de Informações, que a partir de fevereiro de 2020 permite a pesquisa das portarias da presidência e de outras Unidades da Fiocruz. Portarias mais antigas (que recebiam o nome de “atos da presidência”) devem ser procuradas no Arquivo Permanente da Fiocruz. A constituição de comissões e grupo de trabalhos, nomeação de diretores de Unidades e chefias de departamento, a publicação de políticas e outros documentos normativos institucionais são alguns dos tipos de informações interessantes a projetos de memória administrativa que podem ser encontrados nessas fontes.

Ao identificar uma portaria que reflita algum marco institucional para sua Unidade/Projeto/Serviço, uma cópia deste documento deve ser incluída no verbete da Unidade, além de indicar o site de portarias da Fiocruz como “fontes utilizadas” no mesmo verbete.

  • Portarias das Unidades: as portarias editadas pelas próprias Unidades também são fontes para encontrar informações sobre nomeações, constituição de comissões, entre outros fatos que podem ser relevantes como parte da trajetória administrativa das Unidades. Alguns caminhos possíveis para pesquisa são as respectivas intranets; consulta aos arquivos da direção; e mais recentemente na pesquisa pública do SEI/Fiocruz. É preciso verificar em sua Unidade qual é o fluxo de publicação das referidas portarias e como pode se dar o acesso às mesmas[6].
  • Arca – repositório institucional da Fiocruz: o repositório institucional da Fiocruz (https://www.arca.fiocruz.br) possui documentos relevantes para identificar marcos institucionais, tais como os já mencionadas relatórios de atividades, mas também trabalhos outros, técnicos ou acadêmicos, realizados por profissionais da Fiocruz a respeito de suas respectivas Unidades/setores/projetos. São, portanto, uma fonte que pode ser considerada nesse mosaico a respeito da trajetória das unidades, dando visibilidade aos trabalhos e respectivas leituras dos feitos institucionais promovidas por esses instrumentos. Sugere-se a pesquisa na comunidade de sua Unidade no Arca, assim como o uso da pesquisa livre com palavras chaves relativas à Unidade ou tema institucional relevante para a trajetória da Unidade. Sugere-se a solicitação de apoio de bibliotecários de referência da Unidade para realização dessa pesquisa, que além do Arca pode abarcar o acervo da própria biblioteca, para identificar possíveis publicações sobre os temas pesquisados.
  • Relatórios de atividades e dos congressos internos da Fiocruz: A análise de relatórios de atividades das Unidades (alguns locais possíveis para sua localização: sites das Unidades, bibliotecas da Unidade, Arquivo Permanente da COC, Arca-Fiocruz) e dos Congressos internos da Fiocruz podem ajudar a identificar marcos institucionais que ajudem na criação de um verbete a respeito da trajetória institucional da Unidade/Departamento/serviço/Projeto. Sugere-se começar verificando os mais recentes e, provavelmente, com acesso mais facilitado. Depois parte-se para a pesquisa dos mais antigos, caso existam, no Arquivo Permanente da COC, ou no Arquivo Corrente ou Intermediário da Unidade. Nesta etapa, listar os principais marcos institucionais mencionados nesses relatórios em ordem cronológica, e incluir em uma ficha de pesquisa a fonte de onde retirou a informação listada. Caso o relatório faça referência a outros documentos, incluir os mesmos na referência.

Os próprios relatórios digitalizados, ou os links para o acesso em bases de dados outras, podem constar como “fontes utilizadas” na base de dados Memória Administrativa.

  • Documentários e matérias jornalísticas: Sugere-se uma pesquisa nos sites/bases de dados dos canais de comunicação da Fiocruz, tais como Revista de Manguinhos, Radis, Agência Fiocruz de Notícias, Vídeo Saúde, Canal Saúde, etc., além da própria área de comunicação da Unidade, para identificar possíveis matérias, entrevistas ou documentários feitos a respeito de temas relevantes para a memória administrativa e que possam ser reunidas como parte das leituras feitas sobre acontecimentos institucionais.

 

FONTES EXTERNAS

  • Diário Oficial da União: Editado e publicado pela Imprensa Nacional, o DOU é uma publicação oficial onde são publicados atos e feitas comunicações referentes ao âmbito federal que devem se tornar públicas. Sua estrutura é formada por três seções.

A seção 1 traz atos com conteúdos normativos de interesse geral, dividida pelos órgãos que compõem a administração pública. São publicados na íntegra. Exemplos: leis, decretos, decretos legislativos, resoluções, instruções normativas, portarias, etc.

Já a seção 2 traz atos relativos a pessoal, de interesse dos servidores da Administração Pública Federal. Exemplos: nomeações, designações de cargos comissionados, requisição de cessão de servidor, despachos, portarias, etc.

Por fim, a seção 3 traz a publicação de instrumentos contratuais e congêneres. Podem ser divulgados apenas extratos. Exemplos: extratos, distratos, editais de convocação, concessão de execução de serviços públicos a terceiros, dispensa e de inexigibilidade de licitação, de registro de preços, editais de citação, intimação, notificação e concursos públicos, etc.

É possível realizar a pesquisa por termo livre, seção ou data (a partir dos anos 1990) nos seguintes sites: https://pesquisa.in.gov.br/imprensa/core/start.action ou https://www.gov.br/imprensanacional/pt-br. Sugere-se a pesquisa pelo nome do personagem envolvido no marco institucional que se pretende incluir no verbete da Unidade na base Memória Administrativa, ou o acontecimento/projeto específico em questão.

  • Coleção de Leis da República Brasil: Pesquisas sobre períodos iniciais da instituição podem ser encontradas nessas publicações, que cobrem o período da República (de 1889 a aos anos 2000). Podem ser encontradas no link: https://www2.camara.leg.br/atividade-legislativa/legislacao/colecao-anual-de-leis

  • Sistema de Informações do Arquivo Nacional (SIAN): base de dados que reúne informações sobre a estrutura administrativa colonial, imperial e republicana. A base permite consultas sobre as datas de criação e extinção de cada órgão ou entidade, suas alterações de denominação, estrutura, natureza jurídica, competência, nível hierárquico, legislação, bem como a identificação dos antecessores e sucessores de cada órgão. Algumas unidades da Fiocruz possuem verbetes na base de dados e podem servir como início para o trabalho da memória administrativa.
  • Trabalhos acadêmicos: temas institucionais são frequentemente pontos de investigação em trabalhos acadêmicos. Além da já sugerida pesquisa inicial no próprio repositório institucional da Fiocruz (Arca), sugere-se solicitar apoio do bibliotecário de referência da Unidade para ampliar essa pesquisa em outras fontes de informação, como publicações, trabalhos de conclusão de cursos, teses e dissertações.
  • Matérias de imprensa: Além da pesquisa nos sites das publicações da própria Fiocruz, sugere-se buscar em fontes de comunicação outras possíveis materiais feitas a respeito de relevantes acontecimentos institucionais relativos à sua Unidade, de maneira a reunir essas leituras a respeito dos acontecimentos institucionais que geraram repercussão para além dos muros da instituição. Para essa pesquisa sugere-se mecanismos de busca da internet, ou a identificação de veículos específicos e busca em seus referidos sites ou arquivos. Uma ferramenta interessante é a Hemeroteca Digital da Biblioteca Nacional (https://bndigital.bn.gov.br/hemeroteca-digital)

IV – Pontos de atenção na realização da pesquisa documental

Ao mapear as transformações institucionais ocorridas por meio de documentação e narrativas, os interessados em desenvolver projetos de memória administrativa podem se deparar com algumas dificuldades e dúvidas, sobre as quais destacamos alguns pontos de atenção:

  • Estruturas no aguardo de formalização/aprovação na Fiocruz: a Fundação Oswaldo Cruz passou por algumas transformações em termos de estrutura organizacional, e há estruturas aprovadas internamente que seguem pendentes de aprovação da presidência da Fiocruz ou do governo federal. Assim, ao procurar documentos que nomeiam as chefias de setores, por exemplo, pode-se encontrar uma diferença na nomenclatura adotada pela Unidade e as nomenclaturas presentes nos documentos de nomeação.

Em caso de dúvidas, sugere-se buscar outros documentos assinados pelo profissional respondendo pela chefia do setor/departamento, ou documentos oficiais que indiquem na ficha catalográfica o nome e o cargo ocupado pelo profissional em questão. Quando o nome do profissional for conhecido, e restar pendente o documento de comprovação de sua nomeação, sugere-se utilizar o nome do profissional como palavra chave para a busca nas bases de dados da Fiocruz ou externas, e não o nome da estrutura.

 

  • Estruturas que não se efetivaram na prática: há também o caso de estruturas, comissões e outros atos formalizados por documentação que não chegaram a se efetivar na prática. Mesmo nesses casos, é interessante para a memória administrativa indicar esse acontecimento como parte da trajetória da Unidade/Setor. Em caso de dúvidas, e sempre que possível, é importante contrapor as informações dispostas nos documentos de formalização de estruturas/comissões com outros documentos que reflitam seu efetivo funcionamento, ou ainda consultar ou realizar entrevistas sobre o tema com profissionais que tenham atuado no período.

 

V – Campos mínimos sugeridos para os verbetes das Unidades

Indicamos, a seguir, os campos mínimos sugeridos para composição do verbete de memória administrativa da Unidade:

  1. Nome*: incluir nomenclatura atual da Unidade, por extenso
  2. Denominações paralelas/anteriores*: incluir siglas, outros nomes pelos quais a instituição é conhecida, outros nomes que teve ao longo do tempo
  3. Criação*: incluir data de criação da Unidade/Centro/setor da Fiocruz.
  4. Histórico: texto geral/verbete que resume a trajetória da unidade. Prioritariamente baseado nos documentos e depoimentos vinculados ao verbete.
  5. Gestores*: indicar nomes e períodos em que os gestores estiveram à frente das estruturas (diretorias, chefias de departamento e serviço), do mais atual ao mais antigo.
  6. Estrutura organizacional*: descrever por extenso a atual estrutura ou incluir referência para o atual organograma (link para documento do arquivo, preferencialmente). Fazer o mesmo para estruturas anteriores.
  7. Regimentos*: incluir referência e link direto para documento do arquivo com o regimento atual e possíveis regimentos anteriores.
  8. Marcos institucionais: destacar alguns pontos relevantes na trajetória, criação de estruturas, novas linhas de atuação, mudança de status institucional, etc. Podem ser identificados por meio da documentação ou de depoimentos.
  9. Fontes documentais utilizadas: incluir toda referência da documentação utilizada para produção do registro, incluindo links para base Arch e possíveis documentos escaneados.
  10. Depoimentos: incluir listagem dos depoimentos colhidos ou identificados sobre o tema, com link para áudios e transcrições dos depoimentos, quando houver.
  11. Outras fontes de informação: incluir outras fontes de informação encontradas ao longo da pesquisa, tais como publicações, sites, bases de dados, etc. Incluir links sempre que possível.

 

 

* O conteúdo dos campos 1, 2, 3, 5, 6 e 7 devem ser preenchidos tendo como fonte, necessariamente, documentação oficial que comprove a informação. Os demais campos podem usar as demais fontes de informação indicadas na metodologia, tais como documentos de outras naturezas e depoimentos.

 

Além desses campos mínimos sugeridos, é possível incluir ainda uma linha do tempo sobre a Unidade/Setor/Tema vinculada ao verbete, para uma visualização alternativa dos marcos institucionais identificados, com a possibilidade de inclusão de imagens e links para documentos. Mais informações sobre publicação da linha do tempo no APÊNDICE 1.

 

Outros campos de informação podem ser incluídos de acordo com o interesse das Unidades. Essa inclusão pode ser feita diretamente no momento de alimentação do verbete, utilizando os próprios campos previstos pelo ambiente AtoM para descrição arquivística, mas solicita-se que a coordenação do Memória Administrativa na COC seja acionada caso seja verificada a necessidade e interesse para essa inclusão, de maneira a fazer as adaptações necessárias na ferramenta de alimentação e incorporar orientações sobre a mesma na metodologia.

 

No caso de verbetes sobre temas ou setores específicos, a utilização de campos pode ser adaptada para melhor refletir o conteúdo que se pretenda disponibilizar. Assim, não necessariamente todos os campos mínimos seriam alimentados; pode se utilizar um número menor de campos, ou ainda solicitar a inclusão de outros que os responsáveis pelo verbete julgarem necessários.

 

 

VI – Passo a passo para criação do verbete[7]

  • Definir foco e recorte cronológico do verbete de memória administrativa a ser criado.
  • Analisar inventário de documentos relativos à Unidade/tema/setor disponíveis no Arquivo Permanente da COC (via Base Arch da COC ou em agendamento de pesquisa presencial), tanto em arquivos institucionais como pessoais. Especial atenção deve ser dispensada a portarias, atos oficiais, ofícios, normas, relatórios, regimentos e organogramas, fazendo uma triagem nos dossiês identificados para listar cronologicamente aqueles temas e documentos mais relevantes para a memória administrativa da Unidade/tema/setor (novas estruturas/regimentos; nomeações de chefias, relatórios finais de grandes projetos, planos quadrienais, fotografias, etc.);
  • Mapear documentação e instrumentos de pesquisa (quando existentes) relativos ao arquivo intermediário da Unidade (especialmente direção, departamentos de gestão e gestão de pessoas), com apoio do profissional do Serviço de Gestão de Documentos da Unidade (quando houver). Especial atenção a portarias e relatórios, listando cronologicamente aqueles temas e documentos mais relevantes para a memória administrativa da Unidade/tema/setor (nomeações, criação de grupos de trabalho, formalização de políticas, documentos, etc.);
  • Em caso de dificuldade de encontrar documentação na etapa anterior, mapear documentos que possam estar nos arquivos correntes dos setores das Unidades (especialmente direção, departamentos de gestão e gestão de pessoas), listando cronologicamente aqueles temas e documentos mais relevantes para a memória administrativa (portarias, nomeações, pareceres, estudos, relatórios finais).
  • Pesquisar outros documentos nas demais fontes de informação da Fiocruz (indicadas na metodologia – relatórios de atividades, sites, bases de dados, publicações, áreas/veículos de comunicação, etc. – ou outras identificadas). Sugere-se uma busca inicial no ARCA-Fiocruz, com apoio do bibliotecário de referência da Unidade. Listar cronologicamente temas e documentos que considerar mais relevantes para a memória administrativa da Unidade/tema/setor ;
  • Observando a lista feita dos possíveis temas de aprofundamento, procurar documentos referentes aos mesmos nas demais fontes externas à Fiocruz indicadas acima, ou outras consideradas pertinentes;
  • Identificar personagens relevantes para os acontecimentos pesquisados, priorizar temas e realizar entrevistas para aprofundar, analisar e complementar material documental encontrado;
  • Transcrever entrevistas para inclusão na base memória administrativa;
  • Digitalizar[8] documentos mais centrais identificados na pesquisa para inclusão na base memória administrativa;
  • Redigir verbete com campos mínimos sugeridos (nome, denominações paralelas/anteriores, criação, histórico, gestores, regimentos, estrutura organizacional, marcos institucionais, fontes documentais utilizadas, depoimentos, outras fontes de informação)[9] e inclusão de demais campos que achar pertinente[10], incluindo arquivos ou links para documentos que se refiram aos marcos identificados (links na web, referência documental, entrevista, documentos digitalizado);

Obs.: Ao longo de todo o processo, é importante listar documentos identificados e que foram considerados relevantes, em ordem cronológica, assim como suas respectivas localizações. Se possível, indicar já nesta etapa sugestões de personagens envolvidos no acontecimento refletido no documento e que possam ser acionados na etapa de entrevistas, caso considerado pertinente/de interesse para aprofundamento.

Além disso, se procurar algum documento que deveria estar no arquivo permanente da COC ou no intermediário da Unidade e não encontrar, listar essas lacunas documentais, em caráter de diagnóstico a ser compartilhado com as áreas competentes de sua Unidade para providências.

VII – Ações de comunicação

Além da alimentação das informações reunidas na etapa de pesquisa na Base de Dados Memória Administrativa, de forma a compor o verbete sobre a Unidade/tema institucional, sugere-se a criação de produtos de divulgação a partir de seleções/destaques dos conteúdos e documentos disponibilizados na base de dados, que podem ser comentados a partir de algum tema relevante na trajetória institucional da Fiocruz e de suas Unidades.

Para esta atividade, sugere-se a parceria com assessorias de comunicação da Unidade, para sua divulgação em mídias sociais das Unidades ou criação de produtos outros, como podcasts, por exemplo. O Blog Memória Administrativa será utilizado também para este fim.

[1] Saiba mais sobre o Sigda/Fiocruz pelo site: http://sigda.fiocruz.br/

[2] Saiba mais sobre a seção da Cogead responsável pela gestão documental em: http://www.dirad.fiocruz.br/?q=node/210

[3] Saiba mais sobre o Arquivo Permanente da Fiocruz em: http://basearch.coc.fiocruz.br/

[4] Veja na seção 5.3 mais detalhes sobre os campos mínimos sugeridos para a criação de verbetes das Unidades.

[5] Veja como agendar uma consulta ao arquivo permanente da Fiocruz em: https://www.gov.br/pt-br/servicos/consultar-arquivos-historicos-da-fiocruz

[6] Alguns exemplos: a COC disponibiliza duas portarias na intranet da Unidade; a Cogepe possui seu boletim de Serviço, publicação mensal com portarias editadas pela área de gestão de pessoas, disponibilizados na intranet da Cogepe desde 2002 aos números atuais.

[7] Para maior esclarecimento sobre esta seção, ver também fluxograma no apêndice 2.

[8] Utilizar padrões estabelecidos no Manual de Digitalização da Fiocruz

[9] Veja detalhes sobre o preenchimento de cada campo no APENDICE 1.

[10] A inclusão de novos campos deve ser acordada junto a coordenação do projeto Memória Administrativa, no Departamento de Arquivo e Documentação da COC.