Entendendo mais sobre o AtoM (1/2)

Após a pesquisa  sobre arquivo e funcionamento do AtoM, utilizando a Base Arch como referência, algumas definições foram esclarecidas, mas eu ainda precisava entender tecnicamente e desmiuçar a ferramenta. Novas pesquisas foram realizadas e mais conteúdo foi agregado. Explicarei o conteúdo em duas postagens.

MAS Então… o que é atom?

AtoM é uma abreviatura de Access to Memory. É uma aplicação que funciona em ambiente WEB, de código aberto, destinada à descrição normalizada em arquivos definitivos e que permite um acesso multilíngue numa organização com múltiplos repositórios integrados.

E quais são suas principais características?
1. Web: A instalação do AtoM pode ser acessada de qualquer lugar que tenha ligação à internet. Todas as funções principais ocorrem através de um navegador web, não sendo necessário a sincronização de múltiplas instalações.

2. Open-Source: Todo o código do AtoM é lançado sob uma licença GNU Affero General Public License (A-GPL 3.0) e projetado com ferramentas de código aberto (NGINX , MySQL, PHP, Symfony, ElasticSearch). Com isso, pode-se ter a liberdade de o estudar, modificar, melhorar e distribuir, sem qualquer custo.

3. Baseado em normas: O AtoM foi construído originalmente com apoio do International Council on Archives, para incentivar uma adoção mais ampla das normas internacionais. Foram construídos padrões de conformidade para o núcleo do AtoM, que oferecem modelos de edição fáceis de usar, baseadas na web, e que atendem a uma ampla variedade de padrões internacionais e nacionais.

4. Importação/Exportação amigável: Os dados nunca ficarão fechados no AtoM – Uma série de padrões de troca de metadados foram implementados para permitir uma fácil importação e exportação, através de sua interface.
Atualmente o AtoM suporta os seguintes formatos para importação/exportação de dados: EAD, EAC-CPF, CSV e SKOS.

5. Multilíngue: Os elementos de interface e o conteúdo da base de dados de todos os utilizadores, podem ser traduzidos para vários idiomas, usando a interface de tradução embutida. Essas traduções são generosamente fornecidas por tradutores voluntários da comunidade de utilizadores do AtoM.

6. Multi-repositório: Construído para ser usado por uma única instituição para as suas próprias descrições, ou como multi-repositório “union list” (rede, portal), aceitando descrições de um variado número de instituições contribuintes, o AtoM torna-se flexível o suficiente para acomodar as suas necessidades.

7. Melhoria contínua: O AtoM é um projeto open-source ativo e dinâmico, com uma ampla base de utilizadores. Os idealizadores trabalham continuamente com a comunidade para melhorar a aplicação, sendo todas as inovações disponibilizadas em lançamentos públicos.

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Na próxima publicação tratarei sobre a estruturação do AtoM e exemplificarei com um esquema, que facilitará a visualização das informações teóricas.
Todas essas informações aqui postadas foram coletadas através da documentação do sistema, que pode ser facilmente encontrada no link aqui disponibilizado.

Levantamento Histórico das Unidades – Documentos iniciais

Um dos objetivos centrais do projeto de Memória Administrativa é criar uma base de dados de alimentação descentralizada que apresente a evolução da organização interna da Fiocruz, indo do nível mais superior das unidades até departamentos, serviços, setores e projetos. Nesse sentido, fiquei encarregado de fazer um levantamento dos documentos que pudessem fornecer informações para a confecção de um histórico base para as unidades da Fiocruz.

Inicialmente comecei o levantamento a partir de documentos digitalizados oriundos de um antigo projeto da Casa de Oswaldo Cruz de 1998, também voltado para memória administrativa. Esses documentos digitalizados (a maioria em formato .jpg) tinham sido previamente divididos em três recortes cronológicos para que cada membro do projeto até então pudesse organizá-los de acordo com as unidades administrativas a qual faziam referência. Tendo recebido esses documentos, passei a reagrupar os três recortes temporais em suas respectivas unidades ao mesmo tempo que convertia os arquivos em pdf para uma melhor visualização da quantidade de itens documentais que cada unidade possuía.

Com os arquivos reagrupados e convertidos, o próximo passo era identificar as informações contidas nesses documentos e organizar estas informações em um panorama histórico de cada unidade. Para facilitar o manuseio dos objetos digitais e o fluxo de trabalho passei a categorizar as unidades em três grupos e cores de acordo com o que já havia sido feito com os documentos. Na categoria VERMELHA estariam as unidades cujos documentos só passaram pelo tratamento inicial de conversão pra pdf, na categoria AMARELA estariam as unidades cujos documentos já foram brevemente descritos, nomeados e organizados cronologicamente, enquanto que na categoria VERDE estariam as unidades em que as informações já haviam sido extraídas para formar um panorama histórico. Essa separação em diretórios que seguem as etapas realizadas e a utilização de uma tabela de acompanhamento me permitiu uma melhor visualização tanto do volume de documentos quanto do andamento do trabalho.

Quando as primeiras unidades começaram a chegar na categoria VERDE, pude perceber que, apesar de apresentarem algumas informações pontuais da história administrativa, esses documentos não seriam suficientes para elaboração do panorama proposto. Sendo assim, o próximo passo seria consultar os fundos administrativos que compõem parte do acervo documental sob a guarda da COC.

Tarefas realizadas por Cristiane de 2017 a 2019

Entre 2017 e 2018, como parte das atividades propostas para cada membro da equipe até então (Érica, Ricardo e Cristiane) fiquei com a tarefa de nomear os arquivos a partir do ano de 1970 a 1986. Foram nomeados por assunto 725 arquivos em PDF. E seguida, esses arquivos foram organizados por ano e por unidade da administração da Fiocruz.

Posteriormente das 9 Unidades identificadas (CpqAM; CPqGM; CPqRR; Asfoc; CRIS; Presidência; ICICT; INCQs; Fiocruz Brasília) compilei as informações dos documentos de acordo com a seguinte organização proposta: Apresentação/História – Documentos/Fontes utilizadas – Estrutura organizacional – Regimento – Gestores – Formas do nome – Marcos institucionais – Extinção.

Em 2019, esse material foi cedido ao bolsista do projeto, Carlos, que passou a trabalhar nesse conteúdo renomeando os arquivos e completando as informações segundo a organização proposta.

O próximo passo é verificar as caixas da COC para definir a história do DAD. As caixas já forma identificadas no documento “Planilha de Recolhimento”, falta pegar as mesmas na sala 610 para verificar o material.

Primeiro contato: AtoM e arquivo

Neste espaço do blog será disponibilizado todas as narrativas referentes à pesquisas, implementações e ajustes do Memória Administrativa, além de materiais e tutoriais aplicados à ferramenta AtoM.

Primeiro contato: AtoM? Arquivo?

O projeto Memória Administrativa da Fiocruz traz uma dinâmica diferenciada da Base Arch, que é o repositório de informações sobre o arquivo permanente da Fundação Oswaldo Cruz e que também utiliza a ferramenta AtoM, ferramenta essa desenvolvida pelo Conselho Internacional de Arquivos e customizada pela Casa de Oswaldo Cruz, de acordo com normas nacionais e internacionais de descrição arquivística.

Como profissional de Tecnologia da Informação e com nenhum conhecimento a respeito de arquivo, o primeiro passo dado foi buscar entender e me aprofundar na arquitetura da ferramenta AtoM, utilizando a Base Arch como exemplo de aplicação em funcionamento.
Através de treinamentos realizados na Fiocruz e pesquisa pessoal, o entendimento dos seis itens disponibilizados no menu principal do AtoM foi esclarecedor. São eles:

Imagem retirada do menu do sistema AtoM – Base Arch.
  • Descrição arquivística: A elaboração de uma acurada representação de uma unidade de descrição e de suas partes componentes, caso existam, por meio da extração, análise, organização e registro de informação que sirva para identificar, gerir, localizar e explicar documentos de arquivo e o sistema de arquivo que os produziu. Este termo também se aplica ao produto desse processo;
  • Instituição custodiadora: Registra informações relacionadas à instituição responsável pela guarda do acervo;
  • Registro de autoridade: É a descrição do produtor (entidade coletiva, pessoa ou família). O nome do produtor é classificado dentro de registro de autoridade;
  • Assuntos: Palavras-chave que determinam o assunto do documento;
  • Locais: Palavras-chave que determinam o local de origem do documento;
  • Objetos digitais: Último item da hierarquia do fundo/coleção.

Tais definições me auxiliaram muito a captar a dinâmica de funcionamento do sistema e consequentemente trabalhar com propriedade no projeto do Memória Administrativa.
Vale ressaltar que o sistema do Memória Administrativa não seguirá a mesma dinâmica, de um arquivo permanente. Com isso, precisaremos realizar algumas associações/alterações no AtoM, onde todas as tratativas serão divulgadas aqui.

O material utilizado para pesquisa destas dúvidas iniciais pode ser consultado aqui. Já o que foi produzido após tais pesquisas, pode ser consultado aqui.

Até a próxima publicação!

Boas-vindas

Bem-vindos ao blog do projeto “Memória Administrativa da Fiocruz”.

Neste espaço a equipe envolvida no projeto pretende compartilhar sobre aprendizados e boas práticas no trabalho de desenvolvimento de uma metodologia que possibilite a criação de verbetes a respeito da trajetória da Fiocruz e de suas Unidades, com base em documentos custodiados nos Arquivos da Fiocruz, assim como em outras fontes documentais e narrativas de atores que participaram ou foram impactados pelas ações dessa instituição ao longo do tempo. Será também um espaço para trazer destaques dos conteúdos disponibilizados na base de dados “Memória Administrativa da Fiocruz“.