Um dos objetivos centrais do projeto de Memória Administrativa é criar uma base de dados de alimentação descentralizada que apresente a evolução da organização interna da Fiocruz, indo do nível mais superior das unidades até departamentos, serviços, setores e projetos. Nesse sentido, fiquei encarregado de fazer um levantamento dos documentos que pudessem fornecer informações para a confecção de um histórico base para as unidades da Fiocruz.
Inicialmente comecei o levantamento a partir de documentos digitalizados oriundos de um antigo projeto da Casa de Oswaldo Cruz de 1998, também voltado para memória administrativa. Esses documentos digitalizados (a maioria em formato .jpg) tinham sido previamente divididos em três recortes cronológicos para que cada membro do projeto até então pudesse organizá-los de acordo com as unidades administrativas a qual faziam referência. Tendo recebido esses documentos, passei a reagrupar os três recortes temporais em suas respectivas unidades ao mesmo tempo que convertia os arquivos em pdf para uma melhor visualização da quantidade de itens documentais que cada unidade possuía.
Com os arquivos reagrupados e convertidos, o próximo passo era identificar as informações contidas nesses documentos e organizar estas informações em um panorama histórico de cada unidade. Para facilitar o manuseio dos objetos digitais e o fluxo de trabalho passei a categorizar as unidades em três grupos e cores de acordo com o que já havia sido feito com os documentos. Na categoria VERMELHA estariam as unidades cujos documentos só passaram pelo tratamento inicial de conversão pra pdf, na categoria AMARELA estariam as unidades cujos documentos já foram brevemente descritos, nomeados e organizados cronologicamente, enquanto que na categoria VERDE estariam as unidades em que as informações já haviam sido extraídas para formar um panorama histórico. Essa separação em diretórios que seguem as etapas realizadas e a utilização de uma tabela de acompanhamento me permitiu uma melhor visualização tanto do volume de documentos quanto do andamento do trabalho.
Quando as primeiras unidades começaram a chegar na categoria VERDE, pude perceber que, apesar de apresentarem algumas informações pontuais da história administrativa, esses documentos não seriam suficientes para elaboração do panorama proposto. Sendo assim, o próximo passo seria consultar os fundos administrativos que compõem parte do acervo documental sob a guarda da COC.