BLOG – Memória Administrativa da Fiocruz

Finalizei algumas primeiras etapas, tais como inserir os itens digitalizados nas suas respectivas unidades e colocar, em cada uma delas, uma foto de capa (ou, em termos arquivísticos, vinculei um objeto digital à cada uma das unidades!). Esse processo tem sido repleto de acasos felizes e descobertas, tanto no que tange a presença da Fiocruz em minha vida e as ações dela no decorrer da história da Cidade do Rio de Janeiro e do Brasil.

Para aqueles que achavam, como eu, que as ações da Fiocruz resumiam-se ao zé gotinha, vacinas e promoção da saúde, vos digo: estávamos parcialmente certos. Estas são políticas fundamentais da instituição, mas a Fiocruz é um mundo muito além disso. Ao colocar os itens das unidades na Base Memória Administrativa, percebi o quanto a instituição se espalhou (felizmente!) pelo Brasil inteiro, e cada unidade desempenha uma função mais ou menos específica de acordo com o contexto que se insere.

Há unidades da Fiocruz na Amazônia, Mata Atlântica, Brasília, Paraná, Petrópolis etc. Algumas mais e outras menos escondidas, mas todas desempenhando importantes ações locais de promoção da saúde, desenvolvimento e inovação tecnológica, realizando pesquisas e popularizando a ciência. Realizando este trabalho na Base, viajei o Brasil inteiro através da história da instituição. Cartola disse que precisamos nos encontrar, mas acho que, nesse caso, o bom mesmo foi se perder…

Espero que a Base, quando pronta, possibilite essa mesma sensação aos seus usuários. Cada Unidade possui uma foto de capa, que colabora para um exercício imaginativo do universo físico em que os documentos se encontram. Além disso, estamos trabalhando em termos para a indexação dessas coleções, isto é, palavras-chave que consigam resumir as missões, valores e visões de cada unidade. Encontrei uma ferramenta muito útil para isso, um finder no site dos descritores em Ciência da Saúde (https://decsfinder.bvsalud.org/dmfs) e tenho contado com a ajuda primordial (Obrigado, Marise Terra!) de pessoas da Casa de Oswaldo Cruz.

“O tempo não tem natureza própria, em absoluto. Quando nos parece longo, é longo, e quando nos parece curto, é curto, mas ninguém sabe em realidade a sua verdadeira extensão” (MANN, Thomas. A montanha mágica.)

Depois de um tempo de isolamento, reflexões e aprendizado, retorno à Fiocruz não mais como estagiário, mas, sim, como bolsista. Estes vínculos, no entanto, não se diferem apenas pelos termos gramaticais ou burocráticos. Encontro-me diferente, em um novo ciclo de vida e empenhado para realizar um novo trabalho. Agora, tendo finalizado a graduação em Ciências Sociais, curso mestrado em Antropologia e encaro novas responsabilidades e desafios. 

A Pandemia do novo Coronavírus fez com que tudo se interrompesse abruptamente. Ninguém sabia o que ia acontecer e nem por quanto tempo duraria. Deixei meu estágio na Fiocruz em um dia fatídico que mais se assemelhou a um naufrágio. Larguei tudo para trás: livros, canetas, anotações, minha caneca da COC e uma rotina organizada. O estágio passou a ser remoto, bem como a faculdade e todas as outras atividades. A vida se transformou: sai da cidade para recolher-me nas mesmas montanhas em que Hans Castorp se isolou: distante, angustiado, reflexivo e saudoso dos colegas e da rotina. Em meio ao novo normal, me formei na graduação em dezembro de 2020 e finalizei, paralelamente, meu primeiro ciclo na Fiocruz. Depois disso, foram 8 longos meses de angústias e incertezas, um tempo relativamente estranho.

A oportunidade de retorno à Fiocruz ocorreu exatamente quando iniciei o curso de Mestrado, em meados de setembro de 2021. Mesmo sendo um cético do destino, ainda acredito que, por vezes, as coisas têm seu lugar e hora para acontecer. E cá estou, iniciando este meu segundo ciclo na instituição! Sinto uma ótima sensação e honra em fazer, novamente, parte da COC. 

Desta vez o projeto será um pouco diferente: farei parte da equipe que busca implementar a Base Memória Administrativa, acervo este que buscará contar a história da instituição a partir da documentação produzida nela. Na primeira etapa, já concluída, fiz o upload dos arquivos já digitalizados e separados a partir de suas unidades produtoras. É um imenso privilégio fazer parte dessa empreitada e me deslocar para a história da instituição a partir de sua documentação. Mal vejo a hora de retornar (com os devidos cuidados e ainda respeitando as medidas de prevenção contra o Coronavírus) ao regime presencial, de ter meu tempo, novamente, preenchido com trocas humanas, longas e curtas; de entrar no Arquivo e na história tão especial da Fiocruz a partir de seu próprio ambiente, de poder recuperar minha caneca outrora deixada como símbolo de que o retorno, em algum tempo, ocorreria. Que este novo ciclo seja um tempo rápido pelo prazer naquilo que faço, e longo em sua extensão cronológica!

Depois de algum tempo sem atualizações por aqui, devido a dificuldades para continuidade das etapas previstas pelas restrições impostas pela pandemia de Covid-19, retomamos as atividades do projeto e a atualização do blog para compartilhar dúvidas, soluções e aprendizados do projeto Memória Administrativa da Fiocruz.

Depois de um ano de trabalho com a colaboração de dois bolsistas, conseguimos finalizar a customização do AtoM para a proposta de uma base de dados com verbetes sobre a trajetória das Unidades da Fiocruz, assim como iniciar a alimentação desses verbetes com informações coletadas por pesquisa no Arquivo da COC, entre outras fontes de informação mapeadas. Também uma primeira versão do texto de orientação da Metodologia foi finalizada neste primeira etapa.

Nesta nova fase contamos com um novo colaborador (bem-vindo, Gabriel! 😉 ), e a ideia agora é testar e aprimorar a metodologia criada, além de nos dedicar a ampliar a pesquisa documental e inserção de documentos no AtoM Memória. Outra meta é incorporar os mecanismos de indexação dos conteúdos, de maneira a melhor recuperar seus conteúdos. Assim poderemos, em breve, disponibilizar a versão final da metodologia aprimorada, e ampliar o convite a outros atores que possam fazer parte da alimentação descentralizada desses verbetes da Fiocruz!

Um dos objetivos centrais do projeto de Memória Administrativa é criar uma base de dados de alimentação descentralizada que apresente a evolução da organização interna da Fiocruz, indo do nível mais superior das unidades até departamentos, serviços, setores e projetos. Nesse sentido, fiquei encarregado de fazer um levantamento dos documentos que pudessem fornecer informações para a confecção de um histórico base para as unidades da Fiocruz.

Inicialmente comecei o levantamento a partir de documentos digitalizados oriundos de um antigo projeto da Casa de Oswaldo Cruz de 1998, também voltado para memória administrativa. Esses documentos digitalizados (a maioria em formato .jpg) tinham sido previamente divididos em três recortes cronológicos para que cada membro do projeto até então pudesse organizá-los de acordo com as unidades administrativas a qual faziam referência. Tendo recebido esses documentos, passei a reagrupar os três recortes temporais em suas respectivas unidades ao mesmo tempo que convertia os arquivos em pdf para uma melhor visualização da quantidade de itens documentais que cada unidade possuía.

Com os arquivos reagrupados e convertidos, o próximo passo era identificar as informações contidas nesses documentos e organizar estas informações em um panorama histórico de cada unidade. Para facilitar o manuseio dos objetos digitais e o fluxo de trabalho passei a categorizar as unidades em três grupos e cores de acordo com o que já havia sido feito com os documentos. Na categoria VERMELHA estariam as unidades cujos documentos só passaram pelo tratamento inicial de conversão pra pdf, na categoria AMARELA estariam as unidades cujos documentos já foram brevemente descritos, nomeados e organizados cronologicamente, enquanto que na categoria VERDE estariam as unidades em que as informações já haviam sido extraídas para formar um panorama histórico. Essa separação em diretórios que seguem as etapas realizadas e a utilização de uma tabela de acompanhamento me permitiu uma melhor visualização tanto do volume de documentos quanto do andamento do trabalho.

Quando as primeiras unidades começaram a chegar na categoria VERDE, pude perceber que, apesar de apresentarem algumas informações pontuais da história administrativa, esses documentos não seriam suficientes para elaboração do panorama proposto. Sendo assim, o próximo passo seria consultar os fundos administrativos que compõem parte do acervo documental sob a guarda da COC.

Entre 2017 e 2018, como parte das atividades propostas para cada membro da equipe até então (Érica, Ricardo e Cristiane) fiquei com a tarefa de nomear os arquivos a partir do ano de 1970 a 1986. Foram nomeados por assunto 725 arquivos em PDF. E seguida, esses arquivos foram organizados por ano e por unidade da administração da Fiocruz.

Posteriormente das 9 Unidades identificadas (CpqAM; CPqGM; CPqRR; Asfoc; CRIS; Presidência; ICICT; INCQs; Fiocruz Brasília) compilei as informações dos documentos de acordo com a seguinte organização proposta: Apresentação/História – Documentos/Fontes utilizadas – Estrutura organizacional – Regimento – Gestores – Formas do nome – Marcos institucionais – Extinção.

Em 2019, esse material foi cedido ao bolsista do projeto, Carlos, que passou a trabalhar nesse conteúdo renomeando os arquivos e completando as informações segundo a organização proposta.

O próximo passo é verificar as caixas da COC para definir a história do DAD. As caixas já forma identificadas no documento “Planilha de Recolhimento”, falta pegar as mesmas na sala 610 para verificar o material.